كيف تنسق اجتماعات

الاجتماعات هي مناسبات للقاء الأشخاص بعضهم ببعض من أجل إنجاز شيء ما، سواء كان ذلك مشاركة معلومات أو اتخاذ قرارات. قد تكون تلك جيدة، سيئة، أو لا جيدة ولا سيئة.

بعض وصفات الاجتماعات الجيدة هي:

 

  • أهداف مشتركة مفهومة
  • وسيلة واضحة للوصول إلى تلك الأهداف
  • وعي بأن كل شخص يأتي بأفكاره، ومشاعره، ومستويات اهتمامه بموضوع الاجتماع وكل بند على جدول الأعمال (الأجندة)
  • حس الانخراط والتمكين، حيث يشعر الناس أن القرار قرارهم، وأن لديهم القدرة على فعل ما يجب فعله.

لا توجد وصفة سحرية لجعل الاجتماعات ناجحة، ولكن هناك مجموعة من الإرشادات التي ستساعد المجموعات على عقد اجتماعات مرحة ومنتجة. يستطيع معظم الأشخاص تعلم كيفية تسهيل اجتماع، الأمر يتطلب بعض الوقت والعناية فقط. إذا كان لدى العديد من الأشخاص داخل المجموعة مهارات التعامل في مجموعة، ستكون الاجتماعات أفضل وأسهل في التنسيق.

يختلف المنسق عن القائد أو رئيس الجلسة. يتقبل المنسق مسئولية مساعدة المجموعة على تغطية بنود الأجندة في الوقت المتاح، وكذلك اتخاذ القرارات ووضع الخطط الضرورية من أجل إنجاز العمل.

لا يتخذ المنسق القرارات بالنيابة عن المجموعة، على العكس فإنه يقترح طرق من شأنها أن تساعد المجموعة على وضع خطط واتخاذ قرارات. يعمل المنسق من أجل أن يُعلِم الحضور بالاجتماع أنهم أصحاب القرار، وأن هناك عملاً يُنجَز، وأن لكل فرد دوراً يلعبه.

من الضروري أن نؤكد على أن مسؤولية المنسق هي تجاه المجموعة ككل والعمل المراد إنجازه، لا تجاه كل فرد داخل المجموعة. يجب أن تعي أن الشخص الذي يكون مهتماً زيادة عن اللزوم بالقرارات التي تؤخذ ويكون لديه أراء قوية بالنسبة إلى تلك القرارات سيجد التنسيق مهمة أصعب. أحياناً يكون من الأفضل أن يكون المنسق من خارج المجموعة.

 

تخطيط الأجندة

إذا كان ممكناً، قم بوضع برنامج الاجتماع (الأجندة) قبل الاجتماع. من الأسهل أن تقوم بتغيير البرنامج فيما بعد عن أن تبدأ الموضوع برمته في بداية الاجتماع. إذا كانت بنود قليلة في الأجندة هي المعروفة قبل بداية الاجتماع حاول أن تتكهن بما قد تكون عن طريق التفكير في الأشخاص الذين سيحضون الاجتماع وما هي احتياجاتهم.

 

تأكد من أن الأجندة تتضمن:

  1. شيء ما يجتمع الناس حوله، يساعدهم على تصفية أذهانهم والتركيز على الاجتماع، بحيث يشعرون أنهم متصلين وعلى دراية بأحدهم الآخر. بعض الأمثلة: الغناء، أو الصمت، أو ذكر مختصر لأشياء جيدة قد حدثت للناس مؤخراً، إلخ.
  2. مراجعة الأجندة فكرة جيدة أن تتم كتابة الأجندة على ألواح كبيرة من الورق أو على سبورة، حيث يستطيع الجميع أن يراها. عبر تعديل الأجندة يعطي المنسق الفرصة لتغيير البرنامج المطروح ثم الاتفاق على تنفيذه.
  3. البنود الرئيسية إذا كان هناك أكثر من نقطة يجب تغطيتها خلال الاجتماع فمن المهم تحديد الأولويات.
    • إذا كان ذلك ممكناً، ابدأ بشيء يسهل التعامل معه. سيمنح ذلك المجموعة حس الإنجاز والطاقة.
    • ثم خذ النقاط الأصعب والأطول والأكثر إلحاحاً. إذا كانت هناك نقاط متعددة نظم الأمر بحيث يكون هناك استراحات قصيرة بين البنود حتى تستعيد الطاقة وانتباه الحضور (على سبيل المثال عبر القيام بتدريبات إطالة العضلات، أو الغناء، أو لعبة قصيرة، أو استراحة لاستخدام الحمام).
    • يمكن تقسيم البنود الكبيرة إلى عدة نقاط تُناقَش كل على حدى للتسهيل. على سبيل المثال قد يكون قراراً هاماً مكوناً من عدة أقسام: ماهو الموقف، ما هي بعض الأفكار التي لدينا، ما هي عناصر القرار، وأخيراً أي هذه الأفكار يجب أن نختار؟ أو قد يكون مفيداً أن تقوم بتقديم البند مصحوباً بمعلومات عن خلفيته وتوضيح، أو الانقسام إلى مجموعات أصغر لتبادل المعلومات وتحديد الأولويات، ثم التجمع مرة أخرى في المجموعة الرئيسية للنقاش.
    • انهي بشيء قصير وسهل لإضفاء جو إيجابي للمرة القادمة.
  1. الإعلانات
  2. التقييم يخدم ذلك عدة أغراض: يمنح فرصة سريعة للناس للتعبير عن انطباعاتهم حول الاجتماع كما تُضفي روحاً من الإنجاز، وتساعدك على عقد اجتماعات أفضل في المستقبل.

قم بتقدير الوقت المطلوب من أجل كل بند. إذا واجهت مجموعتك مشاكل بالنسبة إلى الوقت قد تود أن تحدد أوقاتاً على الأجندة يراها الجميع. من شأن ذلك أن يساعد المشاركين على مراقبة الوقت والمدة التي يستغرقونها في الحديث.

عادةً ما يتم تحديد مسار الاجتماع من البداية. من المهم أن تبدأ بروح من الطاقة الإيجابية والتعامل مع الناس على أنهم كيان كامل بأفكار وأحاسيس. قد يفي الغناء بالغرض خاصةً في التجمعات الكبيرة أو مشاركة سريعة عن الأشياء الجيدة التي حدثت للمجتمعين مؤخراً. إن الوقت الذي يستغرقه عمل ذلك قد يكون مفيداً جداً لأنه يقوم بخلق جو حماسي غير قلق يستطيع من خلاله المشاركون التعامل مع بعضهم الآخر بصدق.

خلال التدرج في بنود الأجندة قم بإضافة علامة صح إلى جانب النقاط التي تمت تغطيتها حتى يشعر المجتمعين بالسير الجيد للاجتماع ويرون أن الأشياء يتم إنجازها.

مراجعة الأجندة

  1. قم بالمرور على النقاط الرئيسية بالأجندة بالكامل مع إعطاء ملخص بما سيتم تغطيته وكيف.
  2. اشرح باختصار سبب ترتيب البنود المطروحة بالأجندة.
  3. ثم اسأل إذا كانت هناك أي تساؤلات أو تعليقات (وليس قبل ذلك).
  4. لا تكن دفاعياً تجاه الأجندة التي اقترحتها، ولكن في نفس الوقت لا تقوم بعمل تغييرات بمجرد اقتراح كل فرد بل قم بالتشاور مع المجموعة أولاً.
  5. إذا تم اقتراح تغييرات وإضافات كثيرة، قم بالتحدث مع المجموعة عن كيفية تأثير ذلك على الجدول الزمني للاجتماع ودعهم يقومون بالتغييرات كإزالة شيء من جدول الأعمال أو تأجيل شيء آخر إلى وقت لاحق.
  6. إذا لم يتفق الناس على وجود بند ما في الأجندة فاعتبر أنه لا يوجد إجماع (اتفاق) ولذا لا يمكن تضمين ذلك البند بالأجندة في الوقت الحالي.
  7. تذكر أن مسؤوليتك هي تجاه المجموعة ككل وليس لكل فرد على حدى.
  8. عند عمل التعديلات بالأجندة، قم بسؤال المشاركين إن كانوا على استعداد لتقبلها وقم بالإصرار على تلقي جواباً. يجب أن يعوا أنهم قد قاموا بعقد اتفاقاً معك حول ما سيتم علاوة على كون هذا اجتماعهم هم!

 

بنود الأجندة

  1. قم بالإعداد (قبل الاجتماع) بحيث يقوم شخص مختلف بتقديم كل بند.
  2. شجع الرأي المختلف كلما زادت أهمية القرار كلما كان من المهم أن تكون لديك كل المعلومات (الحقائق والانطباعات والآراء) المتاحة.
  3. توقع اختلاف الآراء عند حسن التعامل معها قد تساعد المجموعة على الوصول إلى حلول مبتكرة.
  4. كن متوجس من الاتفاقات التي يتم الوصول إليها بسهولة شديدة قم باختبار ما إذا كان الجميع فعلاً متفق على النقاط الهامة.
  5. لا تدع نقاشاً يستمر بين اثنين من الأشخاص فقط، بل قم بطلب التعليق من الآخرين، في النهاية المجموعة ككل هي التي يجب أن تقوم باتخاذ القرارات وتنفيذها.
  6. على قدر الإمكان قم بالتأكد من أن كل شخص يتحدث عن نفسه فقط واطلب منهم أن يكونوا محددين عند الإشارة إلى الغير. لا تقبل بقول مثل يقول بعض الناس، أو جميعنا يعلم، أو إنهم لا يستمعون”. قد يبدو هذا مخيفاً إن لم تكن معتاداً عليه ولكنه يسهل مع الممارسة ويساعد على بناء الثقة.
  7. قم بالبحث المستمر عن نقاط الاتفاق الصغيرة واعلن عنها ذلك يساعد الناس على الإحساس بالأمل والمُضي قدماً.
  8. شجع الناس على التفكير في حلول جديدة والبحث عن سبل لتقديم تنازلات.
  9. في المواقف المتوترة أو عند صعوبة الوصول إلى حل، تذكر أن تقوم باستخدام خفة الظل والتأكيد على الإيجابية، والألعاب السريعة لاستعادة الطاقة، وتغيير الأماكن، والانقسام إلى مجموعات صغيرة، والصمت، وشرح ما يحدث (على سبيل المثال: “أرى أنه يوجد بعض التوتر، أو يبدو أن المجموعة عالقة في نقطة ما الأن”) إلخ.
  10. عند محاولة استخلاص ما إذا كان هناك إجماع اطرح في صيغة سؤال كل ما تظن أن الناس مجتمعين عليه. وكن محدداً: “هل نحن متفقون على أن نجتمع أيام الثلاثاء ليلاً خلال الشهرين القادمين وأنه سيتم تحديد المنسق في الاجتماع الذي يليه في كل مرة؟”. لا تقم فقط بالإشارة إلي عبارة سابقة: “هل تتفقون جميعاً على اتمام الأمر بالصيغة التي اقترحت الآن؟
  11. قم بالإصرار على تلقي رد. مرة أخرى يحتاج المشاركون هنا أن يتأكدوا من أنهم هم صانعي القرار معاً كما يجب أن يعلموا ما الذي يتفقون عليه.
  12. إذا وجدت نفسك منحازاً في النقاش إلى موقف ما، يكون من الأفضل أن تتنحى جانباً كمنسق حتى انتهاء البند المطروح والانتقال إلى النقطة التي تليها في الأجندة. قد تقوم بتنظيم ذلك في وقت سابق على الاجتماع إذا كنت تستشعر إمكانية وجود تعارض.
  13. أي اجتماع يكون أفضل إذا تخللته استراحات كثيرة لإعادة شحن الطاقة مقدمة في صورة ألعاب قصيرة أو أغاني أو تمرينات إطالة العضلات، إلخ.

 

التقييم

في الاجتماعات ذات الأعداد المحدودة (50 فرد أو أقل) يكون من الجيد تقييم كيفية سير الأمور (بالنسبة إلى سير الاجتماع وليس المحتوى). نموذج سهل لذلك: على لوحة ورقية كبيرة أو على سبورة قم بوضع علامة “ + “ على الجانب الأيسر، وسهم على الجانب الأيمن. تحت علامة + قم بكتابة الأشياء التي نجحت. ثم تحت السهم قم بتحديد الاقتراحات المحددة عن كيف كان ممكن أن تصبح الأمور أفضل. لا تدخل في خلاف حول الأمرين، من حق الناس أن تكون لديهم انطباعاتهم الخاصة ومن المرجح أن يعطي الأشخاص ردود مختلفة تحت كل نقطة. كل ما يحتاجه الأمر هو بضع دقائق لا تطيل الموضوع. حاول أن تُنهي بتعليق إيجابي. دائماً ما تتحسن الاجتماعات عندما يعتاد الناس على تقييمها

(التقييم)

 

الختام

حاول أن تُنهي الاجتماع بالطريقة التي بدأ بها روح الجماعة. لا تدعه ينتهي فجأة. أغنية أو بعض الصمت، أوالوقوف في دائرة، أو التصافح باليد أي شيء من شأنه أن يثَّبِّت المجموعة ويعطي إحساس بالختام هو جيد.

(دوائر ختامية)

 

مُلاحِظ سير الاجتماع

أحياناً تستفيد المجموعات من وجود ملاحظ لكيفية سير الاجتماع. في أوقات النزاع أو الانتقال من مرحلة إلى أخرى (كالكلام عن الذكورية على سبيل المثال)، قد يستطيع الملاحظ تقديم المساعدة.

عند قيامك بوظيفة الملاحظ راعي ألا تنخرط في عمل المجموعة. ستساعدك مفكرة لأخذ الملاحظات القصيرة على أن تكون دقيقاً. تذكر أن تلاحظ الاقتراحات الجيدة أو الأمور التي ساعدت المجموعة على المُضي قدماً. عندما تشعر المجموعة بقوتها يكون من الأسهل أن تنظر إلى سبل للتطور.

إليك قائمة بأشياء محددة قد تنظر فيها:

  1. كيف كان المناخ العام الذي عملت فيه المجموعة؟ هل كان غير قلق أم متوتر؟
  2. كيف كانت تؤخذ القرارات؟
  3. إذا كان هناك أي نزاع، كيف تم التعامل معه؟
  4. هل شارك الجميع؟ هل كانت هناك أشياء تشجع على المشاركة؟
  5. هل استمع أفراد الاجتماع إلى بعضهم البعض جيداً؟
  6. هل كان هناك قادة معروفين من بين المجموعة؟
  7. كيف كان تفاعل المجموعة مع المنسق؟
  8. هل كان هناك اختلاف ما بين مشاركة الذكور ومشاركة الإناث؟

عند إعطاء الرأي للمجموعة حاول أن تكون واضح ومحدد حتى لا يلجأ الناس إلى الأسلوب الدفاعي وحتى يدركون الأمر الذي تتحدث عنه تماماً. مرة أخرى تَذَكَر أن تَذْكُر نقاط القوى التي رأيتها في المجموعة. إذا قمت بعمل ملاحظة سير الاجتماع دون أن تُعلِم المجموعة قبل البدء فمن المرجح أن يشعر الناس بالغضب ويلجأون إلى الأسلوب الدفاعي. قد تكون مساهمتك قيمة للغاية، ولكن تحتاج إلى تقديم ما تراه بمنتهى العناية ومع الكثير من اللباقة والحساسية.

 

المنسق المساعد

من المفيد غالباً أن يكون هناك اثنان من المنسقين. إليك بعض الأسباب:

  1. تكون هناك معلومات وأفكار أكثر متاحة عند التحضير.
  2. المزيد من الطاقة (الجسمانية والنفسية) تكون متاحة للمجموعة خاصةً خلال أوقات النزاع أو عند التعامل مع الأمور المعقدة.
  3. إذا انخرط أحد المنسقين في النقاش بشكل شخصي، من السهل أن يقوم بإعطاء الراية للمنسق الآخر لمدة زمنية محددة.
  4. المساعدة في التنسيق هي وسيلة تتيح لأشخاص أكثر الحصول على الخبرة لكي يصبحوا منسقين ماهرين.
  5. يجعل الأمر أقل إرهاقاً وإلحاحاً وترهيباً.

 

بالنسبة للأشخاص الغير معتادين على العمل كجزء من فريق، فإنه من الأفضل تقسيم المسئوليات عن البرنامج بوضوع قبل الاجتماع. مع ذلك تعني المساعدة في التنسيق أن يكون الشخص الذي ليس مسئولاً عن المهمة محل النظر في حينها مسئولاً برغم ذلك عن التركيز وملاحظة المزاج العام للمجموعة وتصنيف الأمور التي تطرح واختبار وجود إجماع، إلخ.

عند تقييم عملهم معاً قد يساعد المنسقون بعضهم الآخر عن طريق إعطاء الرأي والدعم ومساعدة بعضهم البعض على التطور.

 

تنسيق الاجتماعات عبر الإنترنت


إستخدم هذا المورد