كيف تدفع الآخرين إلى المشاركة

باستخدام "قائمة المهام" لإيكال المهام

الوقت المطلوب 10-20 دقيقة العدد المناسب للمجموعة 5-30 الناس

كان منظم شاب يسأل النصيحة بشأن كيف يصبح منظما أفضل. فأجابه منظم أكبر سنا: ” أنت أناني– فأنت تستأثر بكل هذا الشغل. في حين يرغب الآخرون في المشاركة وتقديم المساعدة. إنهم يريدونك أكثر عطاءا وأن توكل إليهم عملا له معنى بحيث يتسنى لهم أن يشعروا بأنهم جزء من المنظمة.

وتلك كلمات حكيمة– وتَصدُق على الكثير منا. فكيف نُشْرك الآخرين عن طريق إعفاء نفسك من المهام وتوزيعها عليهم؟ هناك طريقة تساعدنا في ذلك وهي: قائمة المهام.

تحدد قائمة المهام الأساسية لإتمام حدث. وبوسع البعض القيام بهذا عفويا؛ ولكن إذا كنا نعاني لإشراك الآخرين، فربما يعود ذلك إلى افتقارنا لقائمة مهام واضحة يمكننا أن نعهد بها لهم.

ابدأ أولا بالإجابة على التساؤلات التالية:

  • ما الحدث الذي تخطط له؟
  • ما آمالك المرجوة من بعد انتهاء الحدث؟ (ضمّن أهدافا مَهامية، مثل جمع 50 شخصا للتواصل مع أحد أعضاء مجلس المدينة،وكذلك أهدافا إجرائية من قبيل تزويد الناس بفهم أكبر للكيفية التي تمرَّر بها قوانين المدينة.)
  • ما المهام اللازمة ليتم الحدث؟ (للحصول على قائمة مهام كاملة، قسِّم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر شديدة التحديد.)

 

لخص كتابةً المهام الضرورية على الجانب الأيسر من ورقتك، ودوِّن المهام المفيدة ولكن غير الضرورية على الجانب الأيمن من الورقة.

لديك الآن قائمة مهام للقيام بها من أجل تنفيذ الحدث–مع الفصل بين المهام الضرورية وغير الضرورية. ويساعدك هذا على التأكد من أن الأمور الأهم لتنفيذ الحدث تمت تغطيتها، قبل أن تنقل تركيزك إلى الأجزاء الإضافية الأخرى، وهي أحيانا أجزاء أكثر إثارة.

والخطوة الأخيرة – وربما الأهم – هي رسم خط حول العناصر التي قد تفيد في تطوير القيادة. فكر بأفراد مجموعتك ومن قد يكون جاهزا للاضطلاع بمهمة أكثر تحديا. وفكر بالأشخاص الذين لم يثبتوا أنهم يُعتمد عليهم في مهمة سابقة وأسند إليهم مهمة أخرى أسهل عليهم.

يمكنك استخدام قائمة المهام لإيكال المهام في لقاءات المجموعة–وقد تكون فرصة عظيمة لمفاتحتهم في كيف يمكن إشراك الآخرين!

إذا داومت على فعل ذلك بنجاح، فمع مرور الوقت سيكون أناس أكثر وأكثر يقومون بمهام مختلفة–تبني قوة للمجموعة، وتشرك مزيدا من الناس، بل وتمكن الناس من الاضطلاع بتحديات أكبر!

 


نموذج لقائمة مهام

الحدث: العشاء السنوي ومراسم توزيع الجوائز

الأهداف: شحذ همة الأعضاء، الاحتفاء بالإنجازات، بناء مجتمع صغير

المهام الضرورية

مهمة كبيرة: تحضير العشاء وكل الأطعمة
مهمة فرعية: إحضار الكؤوس والأطباق الورقية
والمشروبات
مهمة فرعية: ترتيب الطاولات والمقاعد في اليوم الموعود
مهمة فرعية: طبخ الطعام

مهمة كبيرة: بيع تذاكر العشاء
مهمة فرعية: طباعة التذاكر
مهمة فرعية: بيع التذاكر على الهاتف ووجها لوجه
مهمة فرعية: إرسال مطويات إعلانية عن العشاء

مهمة كبيرة: مراسم توزيع الجوائز
مهمة فرعية: إيجاد مقدم جوائز يثير حماسة الجمهور
مهمة فرعية: إعداد شهادات الجوائز
مهمة فرعية: الاتصال لتأكيد حضور الحاصلين على الجوائز

إضافات رائعة ولكن غير ضرورية

المهمة: العثور على فرقة محلية لإحياء الحفل موسيقيا

المهمة: الحصول على ديكورات وزينة وتركيبها وتعليقها

المهمة: تنظيم ألعاب للعشاء

المهمة: تصميم مطوية تورد أسماء الداعمين المحليين

 

والخطوة الأخيرة ستكون رسم دوائر حول المهام التي يتوفر لدى الآخرين الاستعداد للقيام بها.


بيان قائمة المهام

الحدث: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الأهداف:ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

الخطوة 1: املأ استمارة البيان بالمهام المطلوب إتمامها

المهام الضرورية

 

إضافات رائعة ولكن غير ضرورية

 

الخطوة 2: ارسم دائرة حول المهام التي يمكنك أن تعهد بها لآخرين.

الخطوة 3: أوكل تلك المهام. ومن ثَمّ تكون وظيفتك متابعتهم ودعمهم بحيث يتمكنوا من إنجاز تلك المهام.


إستخدم هذا المورد