تنسيق الاجتماعات عبر الإنترنت

من الممكن أن تكون الاجتماعات عبر الإنترنت ممتعة للغاية! إليكم بعض الأفكار لإدارة اجتماعات شيقة وتعليمية وفعالة.

بواسطة: كتب هذه النشرة دانيل هنتر، والرسم من مصادر قدمتها جين ريوا من Training for Change وكيت أوجدن من Greenpeace وبيريت ليكي من خلال Training for Change موضوعات

 

أي اجتماع—سواء عبر الإنترنت أو وجهًا لوجه—هو استغلال ثمين للوقت. لا تحدد موعد لاجتماع إلا إن كانت أسبابه وأهدافه واضحة بالنسبة لك. إن كان لديك اجتماع عبر الإنترنت مع ثلاثين شخصًا لمدة ساعة، يعد هذا ثلاثين ساعة من وقت الأشخاص! وإن أهدرته سيكون هذا كثيرًا من الوقت الضائع. لتقليل الوقت المهدر أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت تأكد من التالي:

  • اختبر النظام الإلكتروني مسبقًا (برنامج سكايب/المكالمة الجماعية/برنامج جوجل للمحادثات)، وحاول أن تتعرف عليه قدر الإمكان لتكون مستريحًا في استخدامه وتتمكن من شرحه للآخرين.
  • علّم الناس كيفية استخدام زر كتم الصوت—خصوصًا في المجموعات الكبيرة—حتى يعتادوا كتم الصوت إن كانوا لا يتحدثون.
  • إن كنت تجري العديد من الاجتماعات عبر الإنترنت، شجع الناس على استخدام سماعات الرأس، فمع برامج مثل سكايب والعديد من برامج المكالمات الجماعية ينتج صدى صوت مزعج بدونها.
  • بدلًا من سؤال “من يريد أن يقول شيئًا؟” يمكنك استخدام آليات مثل المرور بالدور (انظر أسفل) أو المجموعات الصغيرة. وعندما يمرون بالدور شجع الناس على اعتياد نداء الشخص التالي (“والآن ننتقل إلى حكيم …”) بدلًا من انتظار المنسق لإلغاء كتم الصوت، تدخل أنت وقل: “حكيم، هل أنت مستعد؟” وإن لم يتذكروا من التالي يمكنهم إنهاء كلامهم بكلمة “انتهى” بحيث يكون من الواضح أنهم قد انتهوا من الحديث.

الناس تتعلم بالممارسة وليس بسماع شخص آخر يتحدث، ولذلك شجع الناس على المشاركة بقدر الإمكان.

على سبيل المثال، بدلًا قضاء نصف ساعة في الحديث عن تنكيك إدارة الوقت، قررت إحدى منظمات تغير المناخ أن تحث الناس على تجربته. شرحوا لهم الأمر باختصار في العشر دقائق الأولى، ثم أعطوا الناس فرصة لممارسة الأداة في مجموعات صغيرة لمدة عشر دقائق، يليها استعراض خلاصة التجربة لمدة عشر دقائق أخرى. وهكذا أسفرت نفس المدة عن مستوى تعلم أعمق بكثير من مجرد استماع الناس إلى الحديث عن الأمر.

للمزيد من المساعدة، إليكم مثال لأجندة اجتماع لمساعدتكم في تنظيم اجتماع عبر الإنترنت:

قبل المكالمة
  •  تأكد من أن الجميع قد تلقى معلومات عن موعد ومكان الاجتماع (وأي احتياجات تقنية لديهم)
  • جهز أجندة الاجتماع مسبقًا (وأرسلها للمشاركين إذا أمكن)

وقت التجمع

(5-15 دقيقة حسب المجموعة)
  • اتصل بالإنترنت قبل الموعد ببضع دقائق لاختبار المواصفات التقنية
  • رحب بالفريق عند وصوله وسجل أسماء الحاضرين ومن لم يحضر بعد (وقرر وقت البدء)
  • في المجموعات الكبيرة كلف شخصًا آخرًا ليتولى المشاكل التقنية

الإحماء/التعارف

جولة كلامية

(10-15 دقيقة)

 قدم طرقًا ليسجل الناس حضورهم أو يتعرف بعضهم على البعض الآخر، على سبيل المثال:

  • اطلب من كل شخص أن يتحدث بصراحة مثلًا عن حاله أو درس تعلمه من عمله أو أمر يفخر به في العمل.
  • اطلب من كل شخص أن يشارككم أمرًا هزليًا (“لو كنت ثمرة خضروات، ما النوع الذي تفضل أن تكونه ولماذا؟ …”)

مراجعة الأجندة

 يأتي ذلك بعد الإحماء، وهكذا حتى لو تأخر البعض لن تضطر إلى إعادة الأجندة:

راجع أهداف الاجتماع

إن احتجت إلى تدوين ملاحظات أثناء الاجتماع، تأكد من تعيين شخص ليدون الملاحظات.

أنشطة بناء المجموعة

 و كان عندك وقت أو كان ذلك يساعد في تحقيق أهدافك، يمكنك إضافة نشاط لبناء المجموعة. على سبيل المثال:

  • إنشاء مجموعات صغيرة على الإنترنت
  • إنشاء مجموعات صغيرة على الإنترنتتكوين دائرة على الإنترنت: أطلب من كل شخص رسم دائرة على ورقة. حدد مكان لكل مشارك في الاجتماع على “الدائرة” من خلال سؤال كل شخص عن الرقم الذي يريد يكون عنده من أرقام الساعة. (يمكن استخدام ذلك في المرور بالدور أو كطريقة لاختيار الأشخاص). يمكنك أيضًا تكوين دائرة على الإنترنت من خلال أدوات الرسم على منصة العروض التقديمية لجوجل، فترسم مثلًا دائرة وتكتب أسماء الأشخاص على أطرافها.

 

تغطية بنود الاجتماع
  • لو أمكن ابدأ بأمر يسهل تناوله بشكل معقول. سيعطي ذلك المجموعة شعورًا بالإنجاز ودفعة طاقة.
  • على البنود الأطول أو الأكثر إلحاحًا أن تلي ما سبق في الأجندة. لو كانت هناك بنود كثيرة، حدد فترات راحة سريعة بينها لاستعادة الطاقة والانتباه (مثل بسط العضلات، أو الغناء، أو لعبة سريعة، أو راحة للذهاب إلى الحمام).
  • يمكن تقسيم بند كبير إلى عدة مواضيع صغيرة ومناقشة كل منها على حدة لتسهيل الأمر. أو قد يكون مفيدًا لو حاولت تقديم البند مع معلومات عن خلفيته وتوضيحات، وتقسيم الفريق لمجموعات صغيرة لمشاركة الأفكار وتحديد الأولويات، ثم العودة إلى المجموعة الرئيسة للمناقشة.
  • اجعل النهاية قصيرة وسهلة لتعطي شعورًا بالأمل في المرة القادمة.

الإعلانات/الخاتمة/التقييم

(التقييم)
  • قد تطلب أهدافك تخصيص بعض الوقت للإعلان عن شيء ما أو تقييمه، وهذا يسمح للناس بالتعبير عن مشاعرهم تجاه الاجتماع ويعطيهم فرصة لتعلم إدارة اجتماعاتهم في المستقبل بشكل أفضل. ينبغي للتقييم أن يأتي مباشرة قبل نهاية ورشة العمل، لأن الناس قد ينسون ملء استمارات التقييم لاحقًا أو قد ينسون تفاصيل مهمة عن التجربة.
  • حاول أن تنهي الاجتماع قبل الموعد ببضع دقائق—فإن إنهاء الاجتماع قبل موعده ببضع دقائق يعطي إحساسًا بالسعة والطاقة .