كيف تساعد المجموعة على اتخاذ القرارات

تخيل مجموعة توصلت إلى خمسة مقترحات متماسكة حقا لتنظيم حملة. حتى أكثر أعضاء المجموعة تفاؤلا كان يعلم أن المجموعة لم تكن لديها قدرة فعلية على إدراتها جميعا. فكيف إذن تنتقل المجموعة من دراسة عدد من المقترحات المختلفة إلى اتخاذ قرار؟ إليكم بعض النصائح التي قد تساعد مجموعتكم في اتخاذ القرارات.

نصائح لاتخاذ قرارات إستراتيجية صعبة

النصيحة رقم 1: لا تعطِ المجموعات وقتا طويلا للخروج بمقترحات منفصلة

العديد من المجموعات يعطي المجموعات الفرعية الصغيرة مددا زمنية مطولة لتطور مقترحات الحملات ثم ترجع إلى الباقين لعرضها، بعد أن تكون قد صقلت المقترح وطورت صيغته النهائية. على سبيل  المثال، تنقسم المجموعات أثناء خلوة تخطيط إستراتيجي لمدة نصف يوم لصقل خططها. وغالبا ما يكون ذلك خطأ، لأنه عند تلك النقطة يكون المشاركون قد استثمروا قدرا هائلا من الجهد في مقترحهم (مع التشديد على “هم”).

إن الهدف من الوصول إلى قرار هو أن يتخلى المشاركون عن تمسكهم بمقترحهم هم ويتركوه ليصبح ملكا للمجموعة، ومن شأن ذلك الابتعاد عن تضخم الأنا.

يمكنك مساعدة الناس على هذا الابتعاد بأن تعطيهم مددا زمنية أقصر للعمل على المقترح. ثم اطلب منهم الرجوع إليكم بعرض نتائجهم، وتشارُك الإفادات مع المجموعة الكبيرة—ثم العودة عندئذ فقط للقيام بالمزيد من الصقل.

 

النصيحة رقم 2: تجنب إطالة نقاشات المجموعة الكبيرة، وأكثر من استخدام المجموعات الصغيرة

يَصدُق هذا بالذات في المراحل المبكرة من العملية. إن معظم عمليات اتخاذ القرار يكون أكثر فاعلية في وجود الكثير من المجموعات الصغيرة. فالمجموعات الصغيرة تسمح لمزيد من الأشخاص بالحديث والتعبير عن أنفسهم والاستماع إلى بعضهم البعض بشكل حقيقي. وهذا مفيد جدا عند اتخاذ المجموعة قرارا ما.

ومن ضمن بدائل المجموعات الكبيرة:

  • الانقسام إلى مجموعات صغيرة لديها مهمة محددة
  •   اللجوء إلى الاختلاط للحصول على خواطر وإفادات  
  • محاولة حث الناس على إبداع مقاطع كوميدية قصيرة (إسكتشات) يمثلون فيها التحركات المحتملة، بدلا من الاكتفاء بالحديث عنها الإسكتشات
  • استخدام أدوات تخطيط من قبيل تحدي الطبق الورقي، أو طيف الحلفاء، ليكون الجميع على نفس الموجة. كيف نطور خطة لحملة: تحدي الطبق الورقي , أنماط الحلفا

 

النصيحة رقم 3: اتخذ قرارات أخرى أقل أهمية قبل القرارات الكبيرة

إن اتخاذ القرار يحتكم إلى عادات. والمجموعات التي تعتاد اتخاذ القرارت الصغيرة سيتكون لديها نظام روتيني قوامه عادات جيدة في اتخاذ القرار: التوفيق، والإرجاء، والاستماع، والتشديد، واحترام الآخر. وسوف يساعد البدء باتخاذ القرارات الصغيرة والأقل مجازفة على تسهيل اتخاذ القرارات الكبيرة.

وفي جلسة تخطيط إاستراتيجي، على سبيل المثال، يجوز للميسر أن يخلق بشكلٍ واعٍ “لحظات اتخاذ قرار” عديدة للمجموعة الجديدة، فحتى أصغر الأشياء قد تحدث فارقا:

  • أن يُطلب من المجموعة اتخاذ قرار بشأن المدة المفضلة للاستراحة التالية:15 دقيقة؟ 20 دقيقة؟ 30 دقيقة؟
  • جعل المجموعة تؤدي نشاطا بدنيا يتضمن اتخاذ قرار، من قبيل لعبة البطانية أو قائمة المهام. ما هو التخطيط الإستراتيجي: أداة البطانية , كيف تدفع الآخرين إلى المشاركة
  • جعل المجموعة تتخذ قرارا بشأن المعايير الخمسة الرئيسية في اختيار الحملة المقبلة، أو القضايا الثلاث الأهم التي يريدون التركيز عليها في الحملة المقبلة.

 

النصيحة رقم 4: أكد على مساحات الاتفاق كلما أمكن

عندما توشك المجموعة على الاتفاق يجب على الميسرين التنويه عن ذلك. في إحدى الحملات، عادت مجموعات الورش إلى المجموعة الكبيرة لتشارُك أفكار الحملات. على سبيل المثال، ووفقا للسيناريو السابق، فأثناء عرض خطط شديدة الاختلاف، قد تعود المجموعات بنفس الأهداف وبتكتيكين متشابهين على الأقل. وهذا أمر يستحق إبرازه فورا من قبل الميسر. يعطي هذا للمجموعة شحنة طاقة مصدرها وجود أفكار وقيم مشتركة. إن إظهار أنماط تفكير متشابهة يسمح للمجموعة بأن تبقى متصلة.

 

النصيحة رقم 5: “اختبر” القرار قبل اتخاذه

إن اتخاذ القرار لا يتم في لحظة، بل هو سلسلة من الخطوات التي تتخذها كل مجموعة على طريقتها. وتتطلب إحدى الخطوات أن يأخذ الأشخاص فكرة عما يدور في ذهن الآخرين. نقاشات المجموعات الكبيرة تتيح هذا، لكن إحدى أسرع الطرق هي تمرين يسمى النقاطوقراطية.

لتسيير تمرين النقاطوقراطية: ضع أسماء الحملات المختلفة على الحائط. ثم وزع على كل شخص ثلاثة لاصقات (كثيرا ما تستخدم في هذا التمرين لاصقات صغيرة مستديرة على هيئة نقاط، ومن هنا جاءت التسمية) أو قلم لبّاد (لرسم النقاط). بعدها يعلق المشاركون اللاصقات أو يرسمون النقاط بجوار الاختيار الذي يريدونه—كنوع من التصويت أو نظام لاستطلاع آراء تجريبي. يمكنك التصويت للحملة نفسها عدة مرات، أو توزيع النقاط على عدة حملات، أو الامتناع عن استخدامها تماما (حجب التصويت).

هذه العملية مفيدة لمعظم المجموعات لأنها طريقة يمكن للأفراد من خلالها مراجعة أولوياتهم الخاصة والوقوف على طريقة تفكير المجموعة ككل. وهذا لا يعد قرارا فهو يبين للمجموعة كيف يفكر أفرادها، ويسمح للمجموعة بأن “تختبر” القرار قبل محاولة اتخاذه.

 

النصيحة رقم 6: إذا كان الأمر يتعلق بمشكلة أخرى، تعامل معها أولا

إن اتخاذ قرار بخصوص حملة ما صعب بما يكفي، ولكن عندما يكون ثمة شجارا يدور في المجموعة بخصوص أمر آخر – لعله نوع من الاقتتال، أو صراع بين أشخاص، أو ديناميات قوة – يكون الأمر أصعب بكثير. إن أمكن، حل تلك المشاكل قبل اتخاذ القرار المتعلق بالحملة. إن لم تستطع، حاول قدر الإمكان فصلها عن القرار. إن لم تفعل، قد تتأثر الحملة بأكملها بهذه المشاكل الأخرى. وإن لزم، فكر في تدابير بديلة لحل الصراع:

  • تسمح المصارحات للأفراد بالتعبير عن أنفسهم علنا بشأن المشاكل التي تهمهم والتي تحتاج المجموعة كلها إلى أن تستمع إليها
  • لو كان الأمر يقتصر على ارتفاع التوتر، استخدم أنواع الفرق أو أدوات أخرى تسمح للأشخاص باستخدام الفكاهة والخفة في التعبير عن الاختلاف الموجود في المجموعة 
  • اصنع حوض سمك يتوجه فيه شخصان (يبدو الانقسام بينهما ميئوسا منه) إلى منتصف الغرفة ويجلسان سويا. اطلب منهما التواصل معا ومحاولة تبيُّن مَخرج، في ظل اهتمام ودود من المجموعة. يعطي هذا الجميع فرصة لسماع الآراء المختلفة من أفراد المجموعة بكاملها، وكثيرا ما يكشف عن حلول خفية.
  • تحدث مع الأشخاص خارج الغرفة، بما في ذلك إيجاد وسطاء أو التواصل خارج المساحة المخصصة أو مع أشخاص آخرين مناسبين.

 

باستخدام هذه النصائح، إليكم مثال على جلسة مدتها ساعتان لاتخاذ قرار بشأن مقترحات لحملة (بافتراض أن التوصل إلى المقترحات قد تم بالفعل):

    • عرض تقديمي للمجموعة الكبيرة لكل مقترح حملة (15 دقيقة)
    • تناوب المجموعات الصغيرة لقضاء بعض الوقت مع كل مقترح حملة على حدة، ومراجعة كل مقترح، وطرح الأسئلة، والتعليق (30 دقيقة)
    • نقاطوقراطية: أي حملة تريد؟ (10 دقائق)

 

  • راحة (10-20 دقيقة؟ اطلب من المجموعة تقرير المدة)

 

  • في مجموعة كبيرة: مراجعة نتائج النقاطوقراطية، والسؤال عن ردود الأفعال (10 دقائق)
  • في مجموعة صغيرة: والآن ما الذي يجب أن تفعله المجموعة في رأيكم؟ (15 دقيقة)
  • في مجموعة كبيرة: القرار النهائي (20 دقيقة)
  • الختام بإبداء التقدير للمجموعة

كيف تنسق اجتماعات


إستخدم هذا المورد